Yük Operasyonunuz Neden Yüzde 40 Verimlilikle Çalışıyor

Çoğu yük operasyonu, verimlilik sorunlarının bir personel sorunu olduğunu düşünür. Sevkiyatçılar bunalmış durumda, yükler gözden kaçıyor ve açık çözüm şu gibi görünüyor: başka bir sevkiyatçı işe alın. Bu doğru değil. Manuel bir operasyona sevkiyatçı eklemek verimlilik açığını kapatmaz — aynı bozuk süreci ölçeklendirir. Rakamlar bunu kanıtlıyor.

Son iki yılda 12 taşıyıcı ve 3PL operasyonunu denetledik; operasyon başına en az bir hafta boyunca her görev kategorisinde sevkiyatçı zamanını izledik. Sonuç, bir örüntü olarak adlandırılmaya yetecek kadar tutarlı: ortalama yük operasyonu, potansiyel kapasitesinin yaklaşık yüzde 40'ında çalışıyor. Sevkiyatçı zamanının kalan yüzde 60'ı, hiç insan dikkatine gerek duymaması gereken dört görev kategorisine gidiyor.

Yüzde 40'ı Nasıl Ölçtük

Yöntem basittir. Sevkiyatçılardan tam bir çalışma haftası boyunca zamanlarını 15 dakikalık bloklarda kaydetmelerini istiyoruz; her bloğu beş gruptan birine kategorize ediyoruz: manuel teklif verme (204 inceleme ve 990 gönderme), durum aramaları (gelen ve giden kontrol aramaları), belge yönetimi (konşimento oluşturma, teslimat belgesi işleme, ücret onayları), taşıyıcı uyumluluk görevleri (COI takibi, kayıt, süre dolum takibi) ve diğer her şey (istisnalar, gönderici ilişkileri, taşıyıcı müzakereleri — gerçekten karar gerektiren çalışma).

12 operasyon genelinde "diğer her şey" grubu — gerçekten insan tarafından yapılmasından fayda sağlayan çalışma — toplam sevkiyatçı zamanının yüzde 38 ila 42'sine denk geliyor. Diğer yüzde 58 ila 62 ise kural bazlı, tekrarlayıcı ve tamamen otomatize edilebilir. Yüzde 40 verimlilik rakamı buradan geliyor: sevkiyatçılar potansiyellerinin yüzde 40'ında çalışıyor, çünkü günlerinin büyük çoğunluğu onlarsız halledebilecek bir sistemin yapabileceği görevlerle dolup taşıyor.

Dört Zaman Tüketen — Verilerle

1. Tüketen: Manuel Teklif Verme — günlük sevkiyatçı başına ort. 2,3 saat

Manuel teklif verme, çoğu operasyondaki en büyük tek zaman tüketicisidir. Bir EDI 204'ü manuel olarak işlemek — açmak, TMS'de kapasiteyi kontrol etmek, ücreti değerlendirmek, yükü girmek, 990'ı oluşturup göndermek — yük başına 15 ila 30 dakika alır. Orta büyüklükte bir operasyon için günlük 30 ila 50 gelen teklifle bu matematik tutmuyor. Sevkiyatçılar önceliklendirme yapar. Yetişebildikleri yükleri halleder ve diğerlerinin süresinin dolmasına izin verir.

Denetimlerimiz genelindeki 2,3 saatlik ortalama, yoğun dönemlerdeki sorunu küçümsüyor. Yüksek hacimli sabahlarda sevkiyatçılar yalnızca tekliflere dört veya daha fazla saat harcayabilir — durum aramalarını, uyumluluk görevlerini ve belge yönetimini öğleden sonraya bırakarak. Yavaş bir sabah teklif kuyruğunun kademeli etkisi, kaotik bir öğleden sonradır.

2. Tüketen: Durum Kontrol Aramaları — sevkiyatçı gününün ort. yüzde 30'u

Gelen durum aramaları — göndericilerin yüklerinin nerede olduğunu sormak için aramaları — ortalama bir sevkiyatçının gününün yaklaşık yüzde 30'unu tüketiyor. Bu bir tahmin değil; ölçtüğümüz şey bu. Sekiz saatlik vardiya yapan bir sevkiyatçı için, sürücülere ulaşmak, konum almak ve geri aramak için gereken süreyi hesaba katmadan önce bile bu "yüküm nerede?" sorularına yanıt vermeye ayrılan 2,4 saattir.

Operasyonel örüntü iyi bilinmektedir: otomatik takip olmadan göndericiler hiç haber yok'u kötü haber sayar ve proaktif olarak arar. Her arama bir bağlam değişimidir. Bir teklifin ortasındaki bir sevkiyatçının durmak, aramayı karşılamak, sürücüyle iletişim kurmak, yanıt beklemek, bilgiyi aktarmak ve kaldığı yerden devam etmeye çalışmak zorunda kalması gerekir. Günlük 20 ila 30 aktif yük ölçeğinde, bu kesintiler dikkati, gerçekten karar gerektiren karmaşık görevlerin hiçbir zaman gereken odağı alamadığı noktaya kadar parçalar.

3. Tüketen: Belge Yönetimi — konşimento ve teslimat belgelerine günlük ort. 45 dakika

Konşimento oluşturma, yük operasyonlarındaki en hafife alınan zaman tüketicisidir. Her yükün Konşimento'ya ihtiyacı vardır ve çoğu operasyonda birisi bunu elle oluşturur — TMS'den veri çeker, bir şablonu doldurur, doğrular ve sürücüye ulaştırır. Konşimento başına beş ila sekiz dakika ve günlük 25 yükte bu, tek bir belge türü için günlük iki ila üç saatlik sevkiyatçı zamanıdır.

Denetimlerimizde 45 dakikalık rakam aslında alt sınırdır — şablonlarını çoktan düzenleyen ve nispeten temiz TMS verilerine sahip operasyonları yansıtıyor. Tutarsız TMS verileri veya karmaşık gönderici özel konşimento formatları olan operasyonlar önemli ölçüde daha yüksek çalışır. Teslimat belgesi işleme ek süre ekler: sürücülerden teslimat belgeleri almak, imzaları ve tarihleri doğrulamak, bunları yük kaydına eklemek ve fatura desteği için gönderiye göndermek.

4. Tüketen: Taşıyıcı Uyumluluk Görevleri — günlük ort. 1,5 saat

Taşıyıcı uyumluluk çalışması en dağılmış zaman tüketicisidir — tek bir blokta değil, her şeyi bölerek gerçekleşir. Uyumluluk görevlerine günlük 1,5 saat harcayan bir sevkiyatçı, 90 dakikalık odaklanmış uyumluluk çalışmasına oturmuyor. İki teklif incelemesi arasında COI yenileme hakkında bir taşıyıcı araması alıyor, sabah sevkiyatından önce sigorta sertifikası bulmak için 20 dakika harcıyor ve eksik paket gönderen üç yeni taşıyıcıyla takip yapıyor — hepsi gün boyu yayılmış.

Manuel süreçle yeni taşıyıcı kaydı ortalama 15 ila 22 gün sürer. Bu süre zarfında taşıyıcı kullanılabilir değildir. Kapasite daralınca ve hızla yeni bir taşıyıcıya ihtiyaç duyunca, kayıt gecikmesi yük kaybettiren operasyonel sürtünmedir. Elektronik tablolar ve takvim hatırlatıcıları aracılığıyla COI ve yetki izlemesi, reaktif uyumluluk yönetimi üretir — bir sorun olduğunu, ihtiyaç duyduğunuzda değil, taşıyıcıya ihtiyaç duyduğunuzda öğrenirsiniz.

Yüzde 40 Dolar Olarak Neye Benzer

Bu rakamlar muhafazakardır. Lapsedlenmiş sigortası olan bir taşıyıcının sorun çıkarması durumundaki uyumluluk olaylarının maliyetini, 214 uyumluluğu düşük olduğu için göndericinin sizi yönlendirme kılavuzundan çıkarmasının ilişki maliyetini veya sevkiyatçılarınızın manuel çalışma altında ezilmesi nedeniyle alamadığınız yüklerin fırsat maliyetini içermiyorlar.

Çözüm İşe Almak Değil

Manuel bir operasyona sevkiyatçı eklemek sorunu doğrusal olarak ölçeklendirir. Dördüncü bir sevkiyatçı günlük 30 daha fazla yükü halleder — ama aynı zamanda 2,3 saatlik günlük teklif verme, zamanının yüzde 30'u durum aramalarına, 45 dakika belge yönetimi ve 1,5 saatlik uyumluluk görevi ekler. Daha fazla yük kapasitesi elde edersiniz ama aynı verimsizliğin daha fazlasını da alırsınız. Oran değişmez.

Daha temelde, işe almak semptomu tedavi eder. Teklif birikimi yetersiz personelden kaynaklanmıyor — otomatize edilmesi gereken bir şeyin manuel işlenmesinden kaynaklanıyor. Süreci düzeltmek bordroyu artırmaz. Halihazırda takımdaki insanların kapasitesini çarpar.

Otomasyondan Sonra Ne Olur — Gerçek Bir Örnek

Denetlediğimiz 3PL'lerden biri, üç sevkiyatçıyla yaklaşık aylık 280 yük çalıştırıyordu. Altı aydır dördüncü bir sevkiyatçı işe almayı düşünüyorlardı. Zaman takibi denetimi tanıdık örüntüyü gösterdi: teklif vermede günlük 2,1 saat, durum aramalarında yüzde 28, belge yönetiminde 50 dakika, uyumluluk görevlerinde 1,4 saat.

Altı hafta boyunca otomasyon katmanını inşa ettik: MercuryGate TMS'lerine bağlı EDI 204/990 otomasyonu, TMS verilerinden konşimento oluşturma, otomatik 214 durum güncellemeleri için Samsara ELD entegrasyonu ve MyCarrierPackets ile taşıyıcı uyumluluğu için RMIS entegrasyonu. Yeni işe alım yok.

Canlıya geçişten altmış gün sonra: aynı üç sevkiyatçı aylık 440 yükü yönetiyordu — yüzde 57 artış. Durum aramaları yük başına ortalama 9,2'den 1,8'e düştü. Konşimento hataları ikinci ayda haftada ortalama 11'den sıfıra indi. Taşıyıcı kayıt süresi 19 günden 5'e düştü. Sevkiyatçılar istisnalarla ilgileniyor ve gönderici ilişkilerini yönetiyordu. Kontrol aramalarını yanıtlamıyor veya konşimento oluşturmuyorlardı.

Altı ay sonra dördüncü bir sevkiyatçı işe aldılar — ama o zaman 280 değil, aylık 550 yük çalıştırıyorlardı.

Nereden Başlamalı

Her şeyi aynı anda otomatize etmeye çalışmayın. Operasyonunuzdaki tek en büyük zaman tüketicisini seçin ve önce bunu otomatize edin. Çoğu operasyon için bu, manuel teklif vermedir — TMS'e bağlı EDI 204/990 otomasyonu. Bu aynı zamanda en yüksek kaldıraçlı başlangıç noktasıdır, çünkü verimlilik kazancı anlık ve ölçülebilirdir: yanıt süreleri saatlerden saniyelere düşer ve daha önce yoğun dönemlerde kaçırdığınız yükler elinizde kalmaya başlar.

Teklif verme otomatize edildikten sonra, durum güncellemeleri (ELD entegrasyonu ile EDI 214) ve konşimento oluşturma en önemli önceliklerdir. Bu üçü birlikte verimlilik açığının yaklaşık yüzde 80'ini kapatır. Uyumluluk otomasyonu ikinci aşamada gelir.

Bu şekilde sıralamanın nedeni operasyoneldir: her yapı aşaması, bir sonraki başlamadan önce ölçülebilir sonuçlar üretir. Durum otomasyonunu inşa etmeden önce teklif verme iyileştirmesini görebilirsiniz. İkinci aşamanın gerekçesi, birinci aşamanın sonuçlarıyla kanıtlanır; bu da dahili konuşmayı ve yatırımı izleyen paydaşlarla olan konuşmayı kolaylaştırır.

Operasyonunuzun bu spektrumda nerede durduğuna dair yazılı bir tablo istiyorsanız, ücretsiz yük denetimi bunu kapsar. Mevcut sevkiyat iş akışınızı takip eder, dört en büyük zaman tüketiciyi tespit eder, bunlara dolar rakamları koyar ve yazılı bir öneri sunarız — bir iş günü içinde, ücretsiz.