Yük Otomasyon Oyun Kitabı: Ayda 500 Yükü Nasıl Otomatize Ediyoruz

Ölçeklenmek isteyen çoğu yük komisyoncusu, ayda yaklaşık 200 yük civarında aynı tavana çarpar. Operasyon işler. Sevkiyatçılar meşguldür ama sistemli çalışır. Sonra 400, 500'e doğru ilerlerken her şey bozulmaya başlar. Kimse görmeden yanıt pencereleri kapandığı için teklifler kaçırılır. Biri akşam 7'de veri kopyalarken konşimentolar yanlış gönderilir. Durum aramaları öğleden sonraları yutuverir. Günde 40 yük yöneten bir sevkiyatçı 35'te bile bunalıma girer. Bu tavan bir personel sorunu değildir. Bir iş akışı sorunudur — ve özünde bir otomasyon sorunudur.

Beet Automation olarak, taşıyıcılar, komisyoncular ve 3PL'ler için manuel çabanın çok küçük bir kısmıyla ayda 500 yükü yöneten yük operasyon sistemleri kurduk. İşte tam olarak kullandığımız oyun kitabı: ölçeği öldüren dört darboğaz, bağladığımız teknoloji yığını, sevkiyat otomasyon iş akışı, kurulum sonrası rakamların nasıl göründüğü ve yapıların başarısız olmasına neden olan hatalar.

Ölçekte Operasyonları Kıran Dört Darboğaz

1. Teklif Aramaları ve Manuel 204 İşleme

Yapılandırılmış formda EDI 204 olan ya da EDI'da değilseniz e-postayla gönderilen ücret onayı biçimindeki bir yük teklifi, bir saatleyici ile birlikte gelir. Gönderenlerin yanıt pencereleri vardır. Büyük göndericiler teklif kaskadları çalıştırır: iki saat içinde yanıt vermezseniz yük, listedeki bir sonraki taşıyıcıya geçer. Sevkiyatçılar teklifleri manuel olarak işlerken her birini inceler, TMS'deki kapasiteyle çapraz referans verir, hat fiyatını kontrol eder ve bir yanıt oluşturur. Normal bir sabahta, bir sevkiyatçı birden fazla göndericiden 30 ila 50 teklifle karşılaşabilir. Hepsine süre içinde yanıt veremezler.

Matematik basit ve acımasızdır: Günde 30 teklifi manuel olarak işleyebilen bir sevkiyatçı, yoğun dönemlerde bunların yüzde 30 ila 40'ını kaçıracaktır. Kaçırılan her teklif, rakibe giden gelirdir. Ayda 500 yükte, manuel teklif işleme bir iş akışı değil, bir yükümlülüktür.

2. Belge Üretimi — Konşimento ve Teslimat Belgesi

Her yükün bir Konşimento'ya ihtiyacı vardır. Çoğu operasyon bunları elle oluşturur — TMS'i açarak gönderici adı, alıcı, emtia, ağırlık, sipariş numaraları ve özel talimatları bir şablona kopyalar, kontrol eder ve sürücüye e-postayla gönderir. Ayda 500 yükte bu, günde yaklaşık 25 konşimento anlamına gelir. Konşimento başına beş ila sekiz dakikada (TMS aramaları ve doğrulama dahil) günlük iki ila üç saat sevkiyatçı zamanı tek bir belge türüne harcanır.

Sonraki maliyet daha da kötüdür. Manuel veri girişi hatalar üretir. Yanlış bir sipariş numarası veya hatalı alıcı adresi, teslimatta reddedilmeye neden olana kadar gün yüzüne çıkmaz. Teslimat redleri anlaşmazlık yaratır, faturalamayı geciktirir ve aylar süren müşteri ilişkilerine zarar verir. Konşimento hataları tamamen önlenebilir — ayda 500 yük yapıyorsanız, yüzde birlik hata oranı her ay sorunlu beş yük demektir.

3. Durum Güncelleme Aramaları

Otomatik takip yokluğunda göndericiler güncelleme için arar. Sevkiyatçılar sürücüleri arar. Sürücüler konumlarını bildirir. Sevkiyatçılar bilgiyi aktarır. Sonra iki saat sonra aynı şey tekrar olur. Sektör genelinde durum araması ortalaması yük başına günde sekiz ila on ikidir. Çarşamba günü 30 aktif yükü olan bir taşıyıcı için bu, herhangi biri yeni teklifle uğraşmadan önce 240 ila 360 telefon araması demektir.

Durum aramaları sadece bir sıkıntı değildir. Dikkati parçalarlar. Durum aramalarını karşılayan bir sevkiyatçı, teklif yanıtlarına odaklanamaz, yeni çıkan yükteki konşimento hatasını göremez, 28 numaralı yükteki taşıyıcının üç gün sonra uyumluluk süresinin dolduğunu fark edemez. Durum aramaları, operasyondaki her diğer görevin üstündeki örtük bir vergidir.

4. Taşıyıcı Uyumluluk Süresi Dolumu

Çoğu operasyon taşıyıcı uyumluluğunu reaktif olarak yönetir. Bir taşıyıcının sigortasının dolduğunu, biri sevkiyat öncesinde dosyayı çektiğinde — ya da daha kötüsü, yük zaten hareket halindeyken — öğrenirler. Manuel olarak yapıldığında taşıyıcı kaydı, ortalama 15 ila 22 gün sürer ve yine de eksik kayıtlar üretir. COI takibi genellikle birisinin hatırladığında güncellediği yenileme tarihi sütunu olan bir elektronik tablodur.

Ayda 500 yükte reaktif bir uyumluluk süreci, hukuki ve operasyonel bir risk oluşturur. Eninde sonunda, sigortası geçerliliğini yitirmiş bir taşıyıcıyla yük sevk edeceksiniz. O yükte bir şeyler ters gittiğinde, sorumluluk meselesi çok hızlı çok rahatsız edici bir hal alır. Ölçekte proaktif, otomatik uyumluluk izlemesi isteğe bağlı değildir — zorunludur.

Gerçekte Kullandığımız Teknoloji Yığını

Yük otomasyonu tek bir araç değildir. Mevcut sistemlerinizin üzerine oturan bağlı bir katmandır — ve bağlantı noktaları önemlidir. Ayda 500 yük işleyen bir taşıyıcı veya komisyoncu için teknoloji yığını şöyle görünür.

TMS — McLeod veya MercuryGate. TMS, gerçeğin kaynağıdır. Her yük kaydı, her taşıyıcı ataması, her ücret onayı burada yaşar. Otomasyon katmanı TMS'den sürekli okur ve geri yazar. Senkronizasyonu bozabilecek bir yan sistemde hiçbir şey saklanmaz. McLeod, varlık bazlı taşıyıcılar için varsayılandır; MercuryGate, daha karmaşık yük eşleme mantığına sahip komisyoncuları ve 3PL'leri kapsar. Descartes, yoğun sınır ötesi hacme sahip operasyonları yönetir.

Yük borsaları — DAT ve Truckstop. Sözleşmeli yükü spot yüklerle destekleyen komisyoncular için DAT ve Truckstop entegrasyonu, yük ilanı ve taşıyıcı eşleştirmenin otomatik olarak gerçekleşmesi anlamına gelir. Sözleşmeli yük kapasiteyi doldurmadığında, otomasyon spot borsa ilanı yapar ve gelen taşıyıcı tekliflerini bir sevkiyatçının panosunu manuel olarak yönetmesi gerekmeksizin ücret kurallarına göre eşleştirir.

ELD — Samsara veya Motive. ELD verisi, her otomatik durum güncellemesi için tetikleyicidir. Bir kamyon gönderici tesisinde bir coğrafi sınırı geçtiğinde sistem, 214 alım onayını başlatır. Konum güncellemeleri yapılandırılan aralıklarınızda gönderilir — sıcaklığa duyarlı veya yüksek değerli yükler için standart olarak her 30 dakikada bir. Teslimat onayı alıcı coğrafi sınırında otomatik olarak tetiklenir. ELD bağlantısı, durum aramalarını ortadan kaldıran şeydir: göndericiler portaldaki canlı kamyon konumunu görür ve aramayı bırakır.

Uyumluluk — RMIS ve MyCarrierPackets. RMIS, taşıyıcı sigortasını, yetkisini ve güvenlik puanlarını sürekli izler. MyCarrierPackets, kayıt paketini yönetir — taşıyıcılar bunu çevrimiçi tamamlar, belgeler otomatik olarak saklanır ve doğrulanır, taşıyıcı kaydı TMS'de geçtikten sonra güncellenir. COI süresi dolum uyarıları, kapsam sona ermeden 30, 14 ve 7 gün önce taşıyıcıya gönderilir. Uyumluluk oranları sektörün yaklaşık yüzde 70 ortalamasından yüzde 99'un üzerine çıkar.

Sevkiyat Otomasyon İş Akışı

Temel iş akışı, EDI 204/990 döngüsüdür. Otomasyon katmanı yerindeyken nasıl işlediği:

Otomasyondan Sonra Ayda 500 Yük Nasıl Görünür

Yapıyı tamamlayan müşteriler genelinde tutarlı olarak gördüğümüz rakamlar:

• Yük başına süre 2,5 ila 4 saatten (manuel) 15 ila 22 dakikaya (yalnızca istisnalar) düşer. Tüm kuralları karşılayan düz geçişli yükler sıfır sevkiyatçı zamanı alır.
• Sevkiyatçı kapasitesi günlük 30 ila 40 yükten 90'ın üzerine çıkar. Aynı ekip 2 ila 3 kat daha fazla hacmi yönetir.
• Durum aramaları yük başına 8 ila 12'den 2'nin altına düşer. 30 yüklük bir gün için bu 200 ila 300 daha az arama demektir.
• Konşimento hataları neredeyse sıfıra düşer. Birlikte çalıştığımız bir taşıyıcı, ilk ayda haftada 14 konşimento hatasından sıfıra geçti.
• Taşıyıcı kaydı süresi ortalama 22 günden 6'nın altına düşer.
• Uyumluluk oranı yaklaşık yüzde 71'den yüzde 99'un üzerine çıkar.
• Yalnızca sevkiyatçı kapasitesinden elde edilen yıllık maliyet tasarrufları: üç sevkiyatçılık bir operasyon için, kaçırılan teklif kurtarması ve azalan fatura anlaşmazlıkları hesaba katılmadan, genellikle yılda 40.000 ila 80.000 dolar.

Yük Operasyonlarını Otomatize Ederken Yapılan Yaygın Hatalar

Başarısız veya düşük performanslı otomasyon yapılarının çoğu dört hataya dayanır. Hepsini gördük.

TMS temiz olmadan otomatize etmek. Otomasyon, TMS'inizde zaten bulunanı güçlendirir. Taşıyıcı kayıtlarınız eksikse, ücret tablolarınız eskimiş veya yük verileriniz tutarsızsa, otomasyon bu sorunları daha hızlı taşır — düzeltmez. Önce veriyi temizleyin. Yapıdan önce yapılacak bir TMS temizliği, yapıyı hızlandırır ve sonuçları daha güvenilir kılar.

Her şeyi aynı anda otomatize etmeye çalışmak. En yüksek etkili üç alan: sevkiyat otomasyonu (EDI 204/990), konşimento oluşturma ve durum güncellemeleri (EDI 214). Bunlar verimliliğin yüzde 80'ini sağlar. Uyumluluk otomasyonu ve fatura otomasyonu önemlidir ama ikinci aşamada gelebilir. Her şeyi aynı anda kurmaya çalışmak zaman çizelgesini uzatır ve sorun gidermeyi zorlaştırır.

Yapıdan önce istisna kurallarını tanımlamamak. Otomasyonun çalışabilmesi için yeterince spesifik kurallar gerekir. "Kapasiteyle eşleşen yükleri kabul et" bir kural değildir — bir konuşma için başlangıç noktasıdır. Hatta göre hangi fiyat aralığı kabul edilebilir? Hangi alım penceresi gereklidir? Hangi emtia türleri hariç tutulmuştur? Hangi gönderici ilişkileri kurallara bakılmaksızın manuel inceleme gerektirir? Tanımsız her durum, sevkiyatçının masasına geri dönen bir istisna haline gelir.

Ekibi neyin değişeceğine hazırlamamak. Otomasyon rutin işleri hallettikten sonra sevkiyatçılar zamanlarını istisnalara harcıyor — zor yükler, ücret müzakereleri, taşıyıcı sorunları. Bu, teklif işlemekten farklı bir çalışmadır. Bu değişime hazır olmayan ekipler, otomasyonu bir kuvvet çarpanı olarak değil, can sıkıcı bir şey olarak görme eğilimindedir. Canlıya geçmeden önce ekibe ne bekleyeceğini anlatın. Uyum sağlayanlar önemli ölçüde daha değerli hale gelir.

Bunu operasyonunuz için tam olarak nasıl kuracağımızı anlamak istiyorsanız, ücretsiz yük denetimi tam olarak bunu kapsar. TMS yapılandırmanızı, mevcut EDI kurulumunuzu ve sevkiyat iş akışınızı inceler — ve bir iş günü içinde yazılı bir yapı önerisi sunarız. Herhangi bir yükümlülük yok. Satış konuşması yok.